Sistemas de Gestión de Calidad
La eficaz implantación de un Sistema de Gestion de Calidad en una organización requiere de técnicas y sistemas de control. Asegurar el cumplimiento de los requisitos necesarios para garantizar la calidad de los servicios o productos es vital.
La valoración de los Sistemas de Gestion de la Calidad suelen efectuarse a través de tareas rutinarias. Estas actividades se llevan a cabo de manera continua para controlar y valorar el desarrollo de los procesos empresariales.
Sin embargo, en ocasiones es conveniente realizar una evaluación más específica. Certificar que las acciones y los resultados obtenidos a través de los procesos de calidad son los esperados es más que necesario. Así como comprobar que el sistema de gestión se ejecuta según lo planificado . Este análisis y valoración se realiza a través de una auditoria de calidad. Es la única forma de garantizar un sistema eficaz ajustado a los objetivos.
Tipos de auditorías
Las auditorias de calidad deben ser comprendidas como una herramienta para la mejora de los Sistemas de Gestión de Calidad. Se analiza si las empresas cumplen realmente con lo establecido en la norma ISO 9001. Además, identifica aquellos puntos o aspectos que deben ser mejorados para alcanzar los fines deseados.
Para llevar a cabo el sistema de gestion de calidad, se toman como referencia diferentes documentos. Por ejemplo los manuales de calidad, procedimientos u otros manuales y planes que puedan resultar de interés. Por último se valoran conforme a una serie de criterios, determinando la conformidad de la auditoría.
Las auditorias se pueden clasificar en base a diferentes criterios, como la calidad de los procesos o del producto. Sin embargo, lo más común es diferenciar las auditorías en función de si la persona encargada de este proceso pertenece o no a la empresa:
- Auditoria interna. En este tipo de auditoría, es la misma empresa la encargada de revisar si cumplen, o no, con lo establecido en los estándares ISO. Los responsables de recopilar y analizar la información son los trabajadores pertenecientes a la empresa.
Para garantizar la objetividad, es conveniente que la persona responsable de auditoria no tenga relación directa con las actividades auditadas.
- Auditoria externa, en la que la evaluación la lleva a cabo una persona ajena a la empresa. Por norma general la realiza una empresa contratada bien por la misma empresa. Ayuda a detectar posibles déficits, desviaciones o riesgos que puedan amenazar la eficacia del sistema de calidad.
Cómo y cuándo llevar a cabo un sistema de gestion de calidad
Con independencia de si el auditor es miembro interno o no de la organización, ésta persona debe tener la formación necesaria y disponer de los conocimientos mínimos para poder llevar a cabo la auditoría de manera eficaz, además de contar con los recursos y el apoyo necesario por parte de la organización.
Por otro lado, para llevar a cabo esta evaluación, se debe seguir una serie de pasos que garanticen su correcto desarrollo. Así, lo primero será determinar el alcance de la auditoría y establecer los métodos que se llevaran a cabo y los criterios que se utilizarán para el desarrollo de este análisis.
Respecto a cuándo es más conveniente emprender este procedimiento, se pueden identificar cuatro momentos clave:
- En el momento que esté programada. En los planes de calidad y manuales, se debe establecer en qué momento concreto se llevarán a cabo las auditorías. Si se realizarán cada semestre, cada año, cada dos años, etc.
- Siempre que sea solicitado y se considere necesario. En ocasiones son los clientes o los inversores quienes demandan este análisis.
- Siempre que se produzcan cambios importantes en el Sistema de Gestión de la Calidad.
- Cuando se detecten fallos y problemas de calidad y sea necesario valorar el origen de los mismos.
Por qué solicitar una auditoria. Ventajas
Con independencia del tipo de auditoria que se lleve a cabo, este proceso puede ser demandado bien por la propia compañía que desee conocer la eficacia de su Sistema de Gestión de la Calidad, o por otros agentes, como inversores o clientes. Pero ¿para qué solicitar una auditoria? ¿Qué ventas tiene?
- Asegura que se cumplen con todos los requisitos legales y con las condiciones establecidas en la normativa internacional ISO 9001 sobre Sistemas de Gestión de la Calidad.
- Analiza si existe cualquier tipo de deficiencia u omisión en la descripción de los procesos que se llevan a cabo.
- Identifica si las tareas se ejecutan conforme se redacta en el proceso, o si, por el contrario, no se tienen en cuenta las instrucciones dadas.
- Valora la actualización de los documentos, detectando aquellos que no han sido modificados y, por tanto, no reflejan la nueva forma de proceder.
- Contribuye a la mejora continua de los procesos, al detectar los errores cometidos y poder introducir las rectificaciones y mejoras oportunas.
- Permite demostrar a terceros el cumplimiento y la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad.
- Mejora la imagen de la compañía frente a clientes, proveedores e inversores o accionistas.
- Favorece la obtención del certificado de calidad.
Articulo escrito por: ISOtools